Gestionale Pulizie: Cosa Deve Includere per Essere Davvero Utile
Un gestionale per imprese di pulizie deve risolvere problemi concreti: turni, cantieri, veicoli, documenti. Ti spiego cosa serve davvero.
Moduli Essenziali
1. Anagrafica Clienti
Cosa deve contenere:
- Dati azienda (ragione sociale, P.IVA, CF)
- Referenti (nome, telefono, email)
- Indirizzi cantieri
- Condizioni economiche (tariffe, modalità pagamento)
- Storico contratti
- Documenti associati
Funzionalità chiave:
- Ricerca rapida
- Import massivo da Excel
- Export per contabilità
- Note e promemoria
2. Gestione Cantieri
Per ogni cantiere:
- Cliente associato
- Indirizzo esatto (con mappa)
- Tipologia (uffici, condominio, industria)
- Frequenza servizio (giornaliera, settimanale, mensile)
- Orari accesso
- Referente in loco
- Chiavi/badge/codici accesso
- Attrezzature necessarie
- Note specifiche
Funzionalità:
- Visualizzazione mappa tutti i cantieri
- Filtra per zona/città
- Calcolo distanze e percorsi
- Foto "prima/dopo"
- Check-list lavori
3. Gestione Dipendenti
Anagrafica:
- Dati personali
- Contratto (tipologia, scadenza, ore/settimana)
- Qualifiche e abilitazioni
- Disponibilità (giorni/orari)
- Patente e mezzi abilitati
- Documenti (contratto, privacy, DUVRI)
Funzionalità:
- Storico presenze
- Ore lavorate vs contratto
- Ferie e permessi
- Straordinari
- Badge/QR code personale
4. Pianificazione Turni
Cosa deve fare:
- Vista calendario (giorno/settimana/mese)
- Assegnazione dipendenti → cantieri
- Visualizza disponibilità dipendenti
- Verifica sovrapposizioni
- Calcola distanze cantiere-cantiere
- Ottimizza percorsi
- Notifiche push ai dipendenti
Logiche intelligenti:
- Suggerimenti automatici (chi è più vicino)
- Rispetta ore contratto
- Evita straordinari inutili
- Rotazioni automatiche
Comunicazione:
- Dipendente riceve turno su app
- Conferma presenza
- Segnala problemi
- Modifica richieste
5. Timbrature/Presenze
Come funziona:
- App mobile per dipendente
- Timbra "Entrata cantiere" con GPS
- Timbra "Uscita cantiere" con GPS
- Sistema verifica posizione GPS vs cantiere
- Opzionale: foto al check-in
Report generati:
- Ore per dipendente
- Ore per cantiere
- Differenze turno pianificato vs reale
- Ritardi/assenze
- Straordinari
Integrazione:
- Export per paghe
- Calcolo automatico stipendi
- Foglio presenze stampabile
6. Gestione Veicoli
Anagrafica veicoli:
- Targa, modello, anno
- Assicurazione (scadenza, alert)
- Revisione (scadenza, alert)
- Manutenzioni programmate
- Chilometraggio
- Carburante
- Assegnazione dipendente
Tracking:
- GPS installato
- Posizione real-time
- Storico percorsi
- Km giornalieri
- Costi carburante
Alert automatici:
- Scadenza assicurazione
- Scadenza revisione
- Manutenzione programmata
- Eccessivo consumo carburante
7. Documenti
Tipologie:
- Contratti clienti (con scadenze)
- DUVRI per cantiere
- Certificati formazione dipendenti
- Fatture emesse
- DDT per materiali
- Autorizzazioni comunali
- Documenti veicoli
Funzionalità:
- Upload PDF/immagini
- Associa a cliente/cantiere/dipendente
- Alert scadenze
- Firma digitale
- Condivisione sicura
8. Magazzino/Attrezzature
Gestione:
- Prodotti pulizia (inventario)
- Attrezzature (aspirapolveri, lava-pavimenti)
- Assegnazione cantiere/dipendente
- Scarico automatico per cantiere
- Alert sottoscorta
- Ordini fornitori
Tracking:
- Dove si trova attrezzatura X
- Chi l'ha usata per ultimo
- Manutenzioni attrezzature
- Ammortamento costi
9. Fatturazione e Contabilità
Gestione fatture:
- Genera da cantieri/contratti
- Calcolo automatico da ore lavorate
- Invio automatico email
- Scadenzario pagamenti
- Solleciti automatici
- Integrazione con software contabile
Report economici:
- Fatturato per cliente
- Fatturato per cantiere
- Costi per cantiere (dipendenti, materiali)
- Marginalità per cliente
- Previsioni cash flow
10. App Mobile Dipendenti
Funzioni essenziali:
- Visualizza turni assegnati
- Timbra entrata/uscita con GPS
- Vedi dettagli cantiere
- Segna note/problemi
- Carica foto lavori
- Richiedi ferie/permessi
- Contatta ufficio
Offline mode:
- Funziona senza internet
- Sincronizza quando torna connessione
Funzionalità Bonus (Utili ma Non Essenziali)
Report Avanzati
- Dashboard con KPI
- Ore lavorate vs pianificate
- Costi vs ricavi per cantiere
- Performance dipendenti
- Efficienza percorsi
Integr azioni
- Software contabilità (TeamSystem, Zucchetti)
- Email marketing
- WhatsApp Business API
- Google Calendar
Ottimizzazione Percorsi
- Algoritmo calcola percorsi ottimali
- Minimizza km veicoli
- Raggruppa cantieri per zona
Cosa NON Serve
❌ Troppe personalizzazioni grafiche ❌ Funzioni mai usate ❌ Complessità inutile ❌ Integrazioni esotiche
Errori Comuni nei Gestionali Pulizie
Errore #1: Troppo Complesso
Problema: 50 campi per inserire un cantiere
Soluzione: Solo campi essenziali, resto opzionale
Errore #2: Nessuna App Mobile
Problema: Dipendenti non hanno accesso dati
Soluzione: App mobile essenziale, non opzionale
Errore #3: GPS Non Funziona
Problema: Timbrature non verificabili
Soluzione: GPS preciso + tolleranza 50m
Errore #4: Turni Manuali
Problema: 2 ore/giorno per fare turni
Soluzione: Automazione con suggerimenti intelligenti
Caso Studio: Impresa 15 Dipendenti
Prima (Excel + WhatsApp):
- 3 file Excel
- Turni su WhatsApp
- Timbrature carta
- 12 ore/settimana amministrazione
Dopo (Gestionale):
- 1 sistema integrato
- Turni automatici + app
- Timbrature GPS
- 2 ore/settimana amministrazione
Risparmio: 10 ore × 30€ = 300€/settimana = 15.600€/anno
Costo gestionale: 600€/mese = 7.200€/anno
ROI: +8.400€/anno + zero stress
Prezzi Tipici Gestionale Pulizie
Abbonamento:
- Base (1-10 dipendenti): 400-600€/mese
- Standard (11-30 dipendenti): 700-1.000€/mese
- Enterprise (30+ dipendenti): 1.200+€/mese
Una tantum:
- Base: 12.000-18.000€
- Standard: 20.000-30.000€
- Enterprise: 35.000+€
Il Mio Gestionale Pulizie
Cosa include:
- Tutti i 10 moduli essenziali
- App mobile iOS + Android
- 1 mese formazione inclusa
- Supporto continuativo
Prezzi:
- Abbonamento: da 550€/mese
- Una tantum: da 15.000€
Tempi: 6-8 settimane dal briefing al go-live
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Ti mostro il sistema funzionante, personalizzato sulle tue esigenze.
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